Berichte
Effizient im Büro mit Kaizen-Methoden / Bericht vom 3. Mai 2006
Kaizen-Methoden werden in produzierenden Betrieben längst erfolgreich eingesetzt. Doch wie sieht es in den administrativen Bereichen und im Bereich der Dienstleistung aus? Hier gilt oft noch der Grundsatz „My desk is my castle". Jeder verteidigt eisern sein Schreibtischrevier und seine persönliche Arbeitsorganisation, die nach eigenen Aussagen schon lange so funktioniert" und bei der alles mit Intuition wieder gefunden wird...
„Der Weg" erzählt die Geschichte von Tim Tacho, Leiter eines Verkaufsteams bei einem Automobilzulieferer. Die Situation in seinem Team empfindet Tacho als immer unerträglicher: E-Mailflut, individuelle Ablagen, bei denen sich in Abwesenheit des Mitarbeiters niemand auskennt, zugestellte Büroflächen, Redundanz durch Mehrfachablagen, lange Durchlaufzeiten etc. Angeregt durch einen Gang durch die Produktionsstätte, beschließt Tacho, sich in seinem Team, dem Ort des Geschehens (=Gemba), auf die Suche nach Muda (=Verschwendung) zu machen, um Kaizen (=stetige Verbesserung) einzuführen.
Mit Hilfe eines externen Beraters beginnt er mit seinem Team, ein Stufenmodell zur Büroeffizienz umzusetzen. Dabei werden die einzelnen Schritte nachvollziehbar beschrieben: In Workshops werden die Mitarbeiter zunächst für Verschwendung, Abweichung und Überbelastung sensibilisiert. Dann geht es mit der 5A-Aktion direkt an die Schreibtische. Eine unmittelbare Erleichterung wird für die Mitarbeiter sofort erlebbar! Weitere Themen im Stufenprozess sind
• Zusammenarbeit im Team z.B. über Standardisierungen und One Point Lessons (bebilderte Kurzanleitungen)
• Prozessverbesserung z.B. über die Methode Prozessmapping
• Weitere Optimierung und Motivation über Zielvereinbarungen und visuelles Management
• Flexibles Arbeiten im Team z.B. über mobile Raumkonzepte.
Auf allen Stufen gehen die Autoren auf die Reaktionen und die Einstellungsänderungen der Mitarbeiter ein, die einen wichtigen Erfolgsfaktor im Büroeffizienz-Prozess darstellen. Der Erzählstil des Buches wird teilweise fast überstrapaziert, wenn z.B. Mitarbeiter Martin Schräuble in breitem Schwäbisch seinen Unmut über „KOI SENN" (Kaizen) äußert.
Die Vorgehensweise, die eine Erfolgsstory beschreibt, ist überzeugend. Ein inneres Fragezeichen entstand bei mir bei der Fünfmal-Warum-Analyse zur Lösung von punktuellen Problemen. Anstelle einer Ursachenforschung, die leicht in Schuldzuweisungen enden kann, ist eine lösungsorientierte Herangehensweise im Sinne von „Wie können wir sicherstellen, dass wir in Zukunft das Ziel erreichen" nützlicher.
Kleines Ärgernis, dass eine Korrekturschleife nicht funktioniert hat und so alle Indexangaben um vier Seiten verrückt sind. Insgesamt ist das Buch als Einstiegslektüre zum Thema sehr brauchbar und anschaulich. Toll sind auch die abgebildeten Auditfragebögen zu den einzelnen Stufen. Das Buch macht deutlich, wie viel Einsparpotenzial und Verbesserungsmöglichkeiten in den Bürobereichen liegen und appelliert, diese „Schätze" nicht länger zu verschleudern.
Roman, Lehrbuch und Nachschlagewerk / Bericht vom 8. September 2005
Das Buch „Der Weg" ist sowohl ein Roman als auch ein Lehrbuch und Nachschlagewerk. Die Autoren beschreiben auf eine sehr einfache Art und Weise den Weg zur „Office Excellence".
Die Basis dafür bildet eine Geschichte rund um die Hauptperson Tim Tacho, Teamleiter der Vertriebsabteilung bei dem Automobilzulieferer Drehrad AG. Als Leser wird man in die Welt des täglichen Bürowahnsinns mitgenommen: Großraumbüros, überfüllte Schreibtische, E-Mail-Flut, Hektik usw. Eines Tages erlebt Tim Tacho den berühmten „Klick" im Kopf und beginnt seinen Bürobereich sowie die Verwaltung des Unternehmens nach den schlanken Prinzipien umzustrukturieren. Sukzessive werden dem Leser die notwendigen Schritte zum effizienten Büro anhand der anschaulichen und amüsanten Geschichte rund um Tim Tacho vermittelt. Als Hilfsmittel zur „Office Excellence" dient das 6-Level-Modell des KAIZEN Institutes. Während des gesamten Prozesses der Umstrukturierung wird immer wieder auf dieses Modell Bezug genommen und somit das Verständnis des Lesers gefördert.
Mir persönlich hat an diesem Buch sehr gut gefallen, dass die Autoren den gesamten Prozess eines solchen Mind-Sets (vom „Volltischler" zum mobilen Bürokonzept) beschreiben und auch die Problematik der Zweifler und Nörgler mit aufgreifen. Hilfreich für die eigene Umsetzung sind die vielen Checklisten, die dem Leser helfen, dass Gesamtkonzept des 6-Level-Modells zu verstehen und anzuwenden.
Als Roman bereitet das Buch sehr viel Freude beim Lesen. Als Lehrbuch ermöglicht es dem Leser auch im eigenen Büro die Methoden anzuwenden. Und als Nachschlagewerk unterstützt es den Anwender bei der Umsetzung der „Office Excellence".
Während des Lesens habe ich mir etwas mehr Kreativität von den Autoren bei der Personenbenennung gewünscht. Dies würde auch die Ernsthaftigkeit der Thematik noch mehr unterstreichen. Außerdem wäre eine detailliertere Beschreibung des Prozessmapping wünschenswert.
Dennoch: wer das Buch „Das Ziel" von Eliyahu M. Goldratt mit Begeisterung gelesen hat, wird den Kauf von „Der Weg" sicherlich nicht bereuen.
Ein sehr guter Weg zu dauerhaftem Erfolg / Bericht vom 21. Oktober 2004
"Der Weg" erzählt auf ebenso anschauliche wie amüsante Weise, wie Tim Tacho, Leiter einer Vertriebsabteilung eines produzierenden Unternehmens, Schritt für Schritt ein Projekt auf die Beine stellt, das letztlich die Abläufe im gesamten Unternehmen für jeden Mitarbeiter, vor allem aber für die Kunden des Unternehmens spürbar verbessert und dem Unternehmen Schritt für Schritt zu einer immer besseren Ertragslage verhilft. Anhand der dargestellten Vorgehensweise, die mit vielen Beispielen veranschaulicht ist, wird aufgezeigt, welch erhebliches Potenzial für Verbesserung in Bürobereichen heutiger Unternehmen liegt - in der Industrie ebenso wie in Dienstleistungs- und Handelsunternehmen.
Die Verfasser sind mir beide bekannt und jeweils aus ihrer Warte Experten zum Thema: Sabine Leikep ist freie Journalistin, die seit Jahren über Projekte der Art schreibt, wie sie nun in "Der Weg" exemplarisch dargestellt sind. Klaus Bieber ist führender Mitarbeiter des KAIZEN-Institutes Deutschland und gilt weltweit als Pionier auf dem Gebiet "KAIZEN im Büro". In den Abläufen zahlreicher erfolgreicher Unternehmen ist heute seine Handschrift zu erkennen. In "Der Weg" spiegeln sich viele seiner Erfahrungen aus fast 20-jähriger Beratererfahrung wider.
Auch mich und meinen Arbeitgeber, einen weltweit tätigen Industriekonzern, hat Klaus Bieber bei der Einführung und Umsetzung einer solchen Arbeitsweise begleitet. Die Darstellungen in "Der Weg" decken sich mit meinen durchweg positiven Erfahrungen. KAIZEN verspricht nicht nur viel, sondern führt tatsächlich zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäfts- und Kommunikationsprozessen. Die Vorgehensweise ist jedem Unternehmen zu empfehlen, das langfristig und dann dauerhaft besser sein möchte als die Konkurrenz. Sehr empfehlenswert!
Der Weg - Effizienz im Büro mit Kaizen-Methoden
Papierstapel, Suchzeiten, hohe Durchlaufzeiten, Engpässe, Doppelarbeit und Redundanz. Dies sind die verborgenen Schätze der Verschwendung, welche in den Büros schlummern. Mit dem Aufdecken dieser ‚Schätze’ lassen sich überall in der Verwaltung große Summen einsparen. Der Trend im Büro geht zum ‚Lean Office’ – angelehnt an ‚Lean Production’, die in den vergangenen 20 Jahren mit Hilfe von KAIZEN®-Methoden eingeführt wurde. Oft liest man von der befreienden Wirkung von ‚Entrümpelungsaktionen’. Doch eine Aktion ‚Schöner Wohnen’ reicht nicht aus, um die Prozesse in den Griff zu bekommen. Die Menschen in den Büros müssen sich vom ‚Unterlasser’ zum ‚Unternehmer’ in der eigenen Organisation entwickeln. Anhand der Geschichte von Tim Tacho, dessen Motivation durch Überlastung und Blockaden fast auf dem Nullpunkt ist, beschreibt dieses Buch auf unterhaltsame Weise den Weg in das Büro der Zukunft.
1998-2006, Amazon.com, Inc. und Tochtergesellschaften
